La comptabilité à l’épreuve de la crise sanitaire
Le service comptabilité gère la comptabilité et la trésorerie de la Caf de l’Ain avec les paiements des prestations aux allocataires et partenaires, le virement des salaires et des charges, le paiement des factures et l’encaissement des recettes.
Lors du premier confinement, le service s’est adapté très rapidement avec la mise en place du télétravail et la mise en œuvre de nouveaux moyens de communication au sein de l’équipe et dans l’organisme.
Un collaborateur était présent sur site chaque semaine pour les activités qui ne pouvaient être réalisées à distance. Grâce à cette mobilisation, la Caf de l’Ain n’a connu aucun arrêt des paiements dus aux allocataires.
La Caf verse …. et recouvre
Le service recouvrement récupère les fonds indument versés par la Caf, notamment les prestations qui auraient été versées à tord aux allocataires.
Le recouvrement peut se réaliser de manière amiable, quand des solutions de remboursement sont trouvées avec les allocataires (échelonnement de dettes…) ou de manière contentieuse. Le service instruit également les demandes de remise de dettes formulées par les allocataires.
Pour faciliter l’accompagnement des allocataires en situation de remboursements, différents canaux de communication pro-actif sont mis en place :
- Des campagnes de communication par SMS sont mises en œuvre pour alerter les allocataires qui ont une dette envers la Caf ;
- Des appels téléphoniques réalisés par les collaborateurs du service qui prennent contact avec les allocataires pour les prévenir de la mise en place d’une procédure de recouvrement et éviter au maximum les mises en demeure.
En cas de difficulté de remboursement d’un trop perçu, les allocataires peuvent saisir la commission de recours amiable. Celle-ci peut prononcer des remises de dettes en fonction des situations.
Dans certains cas, spécifiquement encadrés par la réglementation, la Caf peut prononcer une admission en non-valeur, qui rend l’indu caduque.
Le service comptabilité « passe au vert »
Comme beaucoup de services de la Caf, la comptabilité poursuit son évolution vers le numérique, en rénovant ses modes de fonctionnement. En 2020, l’outil Safir a été mis en œuvre afin de créer une gestion électronique des documents comptables.
La circulation des documents se réalise ainsi via des circuits dématérialisés, avec des validations directement sur l’outil Safir et un archivage électronique. Le passage à cette gestion dématérialisée permet de gagner en efficacité et en rapidité.
La qualité est améliorée, sans risque de perte de documents, avec une disponibilité permanente et également un gain en matière de développement durable.